Event-Manager

Eine Geschäftsidee für Organisationstalente

Anlässe für sogenannte Events gibt es viele. Dabei muss es sich nicht immer gleich ein Staatsempfang sein. Wortwörtlich übersetzt handelt es sich bei Events um nichts anderes als Ereignisse. Und auch ein Kindergeburtstag kann bereits ein großes Ereignis sein. Auch einem nebenberuflichen Event-Manager bieten sich mehr Möglichkeiten, als die Sache anfangs vermuten lässt.

Denn Events sind häufig mehr als nur private Vergnügungsparties. Sie sind auch vielfach einen Marketinginstrument und dienen als Werbemaßnahme. So werden beispielsweise neue Produkte durch Promotionaktionen auf dem Markt eingeführt oder Betriebe werben durch Kinderfeste für die eigene Sache. Aber auch Betriebsfeste könnten zu Ihrem Betätigungsfeld werden.
Woher kommen die Aufträge?

Wo finden Sie Ihre Auftraggeber?

Ihre Auftraggeber finden Sie zum einen um einen im Privatkunden-Bereich, wenn es gilt Jubiläen, Hochzeiten oder Kinderfeste zu organisieren. Aber auch Hotels, Kaufhäuser, kleinere Geschäfte, Konzerne oder Kinobetriebe könnten zu Ihren Auftraggebern gehören.

Vorsicht: Unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand

Auch wenn Sie noch so gut organisieren können, überschätzen Sie niemals den Zeitaufwand, den die Vorbereitung eines Events erfordert. Wenn Sie diese Tätigkeit "nur" als Nebenjob ausüben, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich nicht übernehmen. Schließlich haben Sie noch einen Hauptjob

Ihr Konzept

Anfangs sollten Sie das Risiko so gering wie möglich halten. Dazu gehört natürlich auch, dass Sie nur Aufträge entgegennehmen, von denen Sie sicher sein können, dass Sie diese auch wirklich gut organisieren können. Denn ein von Ihnen schlecht organisiertes Event sorgt nicht für gute Publicity. Und gerade zu Beginn Ihrer nebenberuflichen Tätigkeit sind Sie auf Empfehlungen und Mund-zu-Mund-Propaganda angewiesen. Das ist nicht nur die beste Werbung, sondern auch die günstigste.

Spezialisieren Sie sich für den Anfang auf kleinere, spezielle Veranstaltungen. Organisieren Sie beispielsweise Geburtstagsparties, Jubiläen oder Hochzeiten in Ihrem Bekannten- und Verwandtenkreis. Das verschafft Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit bereits die nächsten Aufträge. Denn wenn eine Feier erst einmal gelungen ist, spricht sich sehr schnell herum, wer die Party organisiert hat.

Wenn Sie sich an die "großen" Kunden heranwagen möchten, sollten Sie möglichst professionell auftreten. Dazu benötigen Sie zum Beispiel eine Präsentationsmappe, in der Sie Ihr Know-how, Ihre Ideen und Ihre Spezialgebiete zum Ausdruck bringen.

Um Ihre Dienstleistung regional bekannt zu machen, sollten Sie in der Tagespresse Anzeigen schalten in denen Sie anbieten Kinderfeste und Betriebsfeiern zu organisieren.

Zu einem professionellen Auftritt gehört selbstverständlich auch, dass Sie in einem persönlichen Gespräch nach den Vorstellungen Ihrer Kunden fragen und natürlich auch Ihre Ideen und Vorschläge einbringen.

Anschließend ist es Ihre Aufgabe Recherchen anzustellen, um zu klären wie sich die Kundenwünsche am Besten umsetzen lassen und wie hoch die Kosten sein werden. Sind die Recherchen abgeschlossen, erstellen Sie ein individuelles Veranstaltungskonzept. Dieses sollte einen detaillierten Ablaufplan beeinhalten. Auch eine detaillierte Kostenaufstellung darf auf keine Fall fehlen. Das Veranstaltungskonzept präsentieren Sie dann Ihren Kunden, um es «absegnen» zu lassen oder gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen. Lassen Sie sich das Einverständnis Ihrer Kunden auf dem Veranstaltungskonzept immer schriftlich bestätigen. So laufen Sie nicht Gefahr, dass es zu Unstimmigkeiten kommt.

Ihre Qualifikation: Was müssen Sie als Event-Manager können

Besondere berufliche Qualifikationen benötigen Sie in der Regel nicht. Organisatorisches Talent und eine kreative Ader sind allerdings unverzichtbar. In diesem Bereich sind echte Dienstleister gefragt.

Ausstattung: Was müssen Sie für diese Geschäftsidee investieren?

Am besten backen Sie anfangs kleine Brötchen. Verzichten Sie darauf, große Investitionen zu tätigen. Da Sie Ihre Auftraggeber in den meisten Fällen ohnehin vor Ort besuchen müssen, benötigen Sie für den Anfang kein separates Büro, sondern Sie können vom Home-Office aus arbeiten. Wenn Sie keinen PKW besitzen sollten, brauchen Sie sich auch diesen nicht gleich zulegen. Ihre Events sollten Sie anfänglich ohnehin nur in Ihrer Region veranstalten. Wenn die Wege so kurz wie möglich ist, spart das einerseits Zeit und Geld und Sie haben die Möglichkeit, die Veranstaltungen besser zu überwachen.

  • Zur Ausstattung ist einen PC mit Drucker, ein Telefon, ein Anrufbeantworter und ein Faxgerät allerdings unverzichtbar. Einiges davon werden Sie sicher schon besitzen. Alles andere können Sie auch bereits sehr günstig gebraucht erwerben.
  • Um Ihren persönlichen Auftritt zu inszenieren, brauchen Sie Briefpapier (können Sie mit einem guten Farbdrucker auch selbst erstellen), Visitenkarten und Präsentationsmappen.
  • Anzeigenschaltungen in den Wochenanzeigern sorgen für die Bekanntmachung Ihrer Dienstleistung. In der Regel sind diese nicht sonderlich teuer.
  • Sollten Sie über PKW verfügen, sorgt eine KFZ-Beschriftung für weitere Werbung.
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