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Bewirtungskosten richtig absetzen: Essen mit Geschäftspartnern

Wenn Sie Ihre Geschäftspartner, also beispielsweise Ihren Auftraggeber oder Ihren Kunden zum Essen einladen, können Sie diese für die so genannte "geschäftliche Bewirtung" entstandenen Aufwendungen zu 70 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu gehören übrigens nicht nur die Kosten für das Essen und Trinken, sondern auch für Rauchen und sonstige Nebenkosten wie Toilette oder Garderobe. Damit das Finanzamt diese Kosten auch anerkennt, müssen Sie einige Dinge unbedingt beachten.

Ein Beispiel aus der Praxis:
Anlässlich einer geschäftlichen Besprechung laden Sie Ihren Geschäftspartner zu einem Essen in ein Restaurant oder in ein Café ein. Sie stehen also mit dieser Person in einer Geschäftsbeziehung. Und da es sich um eine geschäftlich veranlasste Bewirtung handelt, können Sie die dafür entstehenden Kosten von der Steuer absetzen.

Allerdings ist die Abzugsfähigkeit auf 70 Prozent des Gesamtbetrages beschränkt. Die übrigen 30 Prozent gehen als Eigenanteil zu Ihren Lasten. Wenn der Rechnungsbetrag sich also auf beispielsweise 60 Euro beläuft, wirken sich 70 Prozent davon (also 42 Euro) gewinnmindernd aus.

Wie muss ein ordnungsgemäßer Beleg aussehen?
Damit das Finanzamt Ihren Bewirtungsbeleg akzeptiert, gibt es bestimmte Voraussetzungen, die Sie kennen müssen. Achten Sie darauf, dass Sie einen ordungsgemäßen Beleg bekommen.

In einigen Fällen erhalten Sie in Restaurants und Cafés auch heute noch handgeschriebene Rechnungen oder Quittungen. Der Text lautet dann vielleicht "... an Verzehr 80 Euro...". Derartige Belege werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Ihre Aufwendungen wären in diesem Fall nicht abzugsfähig.

Ein vom Finanzamt zu akzeptierender Beleg muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Er muss maschinell erstellt sein
• Er muss mit einer Registrierungsnummer versehen sein
• Er muss die genaue Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke enthalten
• Das Datum und der Ort des Verzehrs müssen notiert sein
• Die Teilnehmer der Bewirtung müssen aufgeführt sein
• Der Rechnungsbetrag bzw. die so genannte "Höhe der Aufwendungen" muss auf der Rechnung aufgeführt sein die – wie gesagt – maschinell erstellt sein muss.
• Bei Rechnungsbeträgen unter 102 Euro ist es ausreichend, wenn die Mehrwertsteuer in Prozent angegeben ist (zum Beispiel 19 %)
• Sind die Rechnungen jedoch höher als 102 Euro, muss die Mehrwertsteuer in Prozent und EUR ausgewiesen sein (zum Beispiel "Betrag inklusive 19 % Mehrwertsteuer 16,73 EUR").
• Ab diesem Rechnungsbetrag muss auch der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen aufgeführt sein.
• Ihre Aufgabe ist es, die Rückseite der Rechnungen auszufüllen. Hier notieren Sie den Anlass der Bewirtung. Angaben wie zum Beispiel "Besprechung des Kundenauftrages vom..." sind dabei ausreichend.

Belege: Tipps für die Praxis

Lassen Sie sich nicht auf handschriftlich erstellte Rechnungen ein. Bestehen Sie auf ordnungsgemäßen, mit einer Registrierkasse erstellten Belegen. Sie sparen sich die Auseinandersetzung mit dem Finanzamt.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, auf JEDEM Ihrer Belege den Anlass der Bewirtung und die bewirteten Personen zu vermerken; am besten sofort nach der Bewirtung. So laufen Sie nicht Gefahr, diese Angaben zu vergessen, wenn sie wirklich nötig sind.

Wenn Sie Trinkgeld (Tip) gegeben haben, können Sie auch dieses absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass der Kellner den entsprechenden Betrag gesondert auf der Rechnung notiert und abzeichnet. Tip darf handschriftlich auf der Rechnung ausgewiesen sein. Tip ist immer netto (ohne Mehrwertsteuer) – das heißt entsprechend.

Wenn Sie Angestellte beschäftigen und mit ihnen essen gehen (es könnte übrigens auch Ihr Lebenspartner sein, wenn Sie ihn als Mitarbeiter angemeldet haben), handelt es sich um eine "allgemeine betriebliche Veranstaltung" und die Bewirtungskosten sind zu 100 Prozent abzugsfähig.

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