Büroorganisation

Gehören Sie auch zu den Chaoten, deren Schreibtisch vor lauter Papier überquillt? Chaos und Tohuwabohu wohin man auch blickt. Kennen Sie das Gefühl, den ganzen Tag gearbeitet und dennoch nichts geschafft zu haben? Rein statistisch verbringen wir bis zu sechs Wochen jährlich mit dem Suchen von Unterlagen. Sinnloser können wir unsere Zeit wohl kaum verbringen. Doch trösten Sie sich – Sie sind nicht der einzige Chaot. Denn es gibt jede Menge Fehler, die sich machen lassen.

Machen Sie eine Plan, denn gut geplant ist halb gewonnen

Den ganzen Tag gearbeitet und trotzdem nichts geschafft. Dieses Gefühl kennen viele Homeworker nur zu gut. Doch wer zehn Dinge beginnt und nichts davon zu Ende bringt, muss sich nicht wundern. Das kann nicht gut gehen. Besser ist es, wenn Sie eine Check-Liste erstellen, die für den nötigen Überblick sorgt und Sie vor davor schützt, vom rechten Wege abzukommen. Entwerfen Sie einen Tages-, Wochen- und Monatsplan und halten Sie sich daran.

Hochstapler: Ablage mit System

Die Kundenanfragen stapeln sich, der Blick über den Schreibtisch wird durch Papierberge versperrt und Zettelwirtschaft gehört zum Alltag – der Kollaps droht. Dagegen hilft ein gut organisiertes Ablagesystem.

• In Ihrer Reichweite sollten sich mindestens drei Ablagekörbe befinden:
• "Eingang" für Mitteilungen und Dokumente, die noch gelesen und bearbeitet werden müssen.
• "Laufendes" für Vorgänge, die innerhalb der nächsten zwei Tage erledigt werden müssen.
• "Ausgang" – das beliebteste Fach: Hier kommen alle Vorgänge hinein, die bereits erledigt sind.

Aber Achtung – dieses System kann nur funktionieren, solange die Fächer "Eingang" und "Ausgang" nach Feierabend leer sind.

Fehler Sammelwut: "Nur nichts wegwerfen"

Für vieles ein geradezu heiliges Gebot. Doch was nützt das beste Ablagesystem, wenn Sie sich von nichts trennen können. In dem festen Glauben, alles irgendwann noch einmal brauchen zu können, wird gehortet – bis zum organisatorischen Infarkt. Kein Wunder also, wenn Sie sich von der Informationsflut geradezu erdrückt fühlen und den Überblick verlieren.

Treten Sie doch mal wieder in Bekanntschaft mit Ihrem Papierkorb – der so genannten "Ablage Rundordner". Sortieren Sie kompromisslos aus, was Sie nicht wirklich benötigen.

Informationsmanagement: Wie Sie mit der Informationsflut umgehen

"Je mehr Information desto besser"– hierbei handelt es sich um einen Trugschluss. Denn wenn Sie sich mehr Informationen besorgen, als Sie wirklich benötigen, laufen Sie Gefahr, sich zu verzetteln. Doch es gibt viele Menschen, die kein Ende finden können und immer weiter auf der Suche nach noch mehr Informationen sind, um auch wirklich nichts zu verpassen und immer bestens informiert zu sein.

Auf diese Weise verfügen Sie zwar über unzählige Informationen. Aber was nützen Ihnen diese, wenn Sie vor lauter Wissen den Überblick verlieren und nicht mehr dazu kommen, die gesammelten Informationen zu verwenden. Insbesondere das Internet ist für Informationssüchtige eine gefährliche "Droge". Lernen Sie also, nur die Informationen zu sammeln, die Ihnen für aktuelle Aufgabenstellungen von Nutzen sein können. Lesen Sie nur noch gezielt und wählen Sie effektiv aus.

Weiter zu Seite 2

Bild oben: © Claudia Hautumm / pixelio.de