Büroorganisation im Home-Office

eMail-Sammler: Entscheiden Sie sofort nach dem Lesen, was Sie mit den Mails machen

eMails können sich zu Organisationskillern entwickeln, denn es gibt kaum einen Briefkasten, der nicht vor gelesenen und ungelesenen eMails überquellen würde. Doch eMails sind keine Sammelobjekte. Halten Sie sich daran, gelesene eMails abzulegen oder zu löschen, anstatt sie im Briefkasten liegen zu lassen.

Sobald Sie eine eMail geöffnet und gelesen haben, treffen Sie auch die Entscheidung, was damit geschehen soll – beantworten, ab in den Papierkorb, weiterleiten oder in einen Ordner verschieben. Mailprogramme bieten viele Möglichkeiten, mit eMails effizient umzugehen. So können Sie beispielsweise Ordner benennen, die denen in Ihrem Schrank gleichen – künftig hüten Sie also eine Papierablage und eine virtuelle Ablage.

Verzichten Sie auf die akustischen Signale, die Ihnen mitteilen, dass Sie eine neue Mail bekommen haben. Das lenkt Sie unnötig ab. Darüber hinaus ist es nicht nötig, jede Mail gleich nach Eingang zu lesen. Es ist vollkommen ausreichend, wenn Sie Ihren Briefkasten dreimal täglich öffnen – nach Möglichkeit morgens, mittags, abends.

Hüten Sie sich davor, auf Werbe- und Massen-Mails, die so genannten "Spams", zu antworten – es sei denn, Sie haben ein echtes Interesse an bestimmten Angeboten. Ansonsten werden Sie keine Ruhe mehr haben und regelmäßig Post erhalten. Die gängigen eMail-Programme bieten Möglichkeiten, sich vor ungewollten Werbebotschaften zu schützen. Filtern Sie Ihre Mails. So können Sie beispielsweise private von geschäftlichen Eingängen trennen, indem die ankommenden Mails in getrennte Zielordner umgeleitet werden.

Faxjäger: Es hat gepiept

Springen Sie nicht sofort auf, sobald ein Fax auf dem Faxgerät aufgelaufen ist. Auf diese Weise ist es kein Wunder, wenn Sie nichts schafft. Kein Fax ist so immens wichtig, dass Sie sofort lossprinten müssen, wenn das Gerät einen Mucks von sich gibt.

Es ist vollkommen ausreichend, wenn Sie das Gerät zweimal am Tag leeren. Sollten Sie jedoch ein wichtiges Fax erwarten, können Sie unter Umständen mit dem Absender einen Sendeterminvereinbaren und absprechen, dass er kurz telefonisch ankündigt, wenn das Fax verschickt wird.

In der Ruhe liegt die Kraft: Alles der Reihe nach

Alles anfangen aber nichts davon zu Ende bringen – der Killer des effizienten Arbeitens. Das beginnt bereits bei der Bearbeitung der Post und dem Lesen der eMails. Wer sich hier durch Unwesentliches ablenken läßt, dem kann passieren, dass die Post noch mittags auf dem Schreibtisch liegt.

Nun kommt Hektik auf. Doch die nützt jetzt auch nichts mehr. Ganz im Gegenteil – in der Ruhe liegt die Kraft. Nehmen Sie sich für die Bearbeitung der Post Zeit, in der Sie sich von niemandem stören lassen. Das gilt selbstverständlich auch für alle anderen Arbeitsgänge. Nehmen Sie sich bestimmte Aufgaben für einen bestimmten Zeitpunkt vor und erledigen Sie diese am Stück – ohne mittendrin mit anderen Dingen zu beginnen. Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist, widmen Sie sich der nächsten.

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