Ob Kunde oder Auftraggeber: Im Rahmen von Geschäftsbesuchen gibt es eine Menge falsch zu machen.

Denn: Die Weichen für eine funktionierende geschäftliche Beziehung werden früh gestellt – das richtige Auftreten als Besucher gehört dazu.

Das schlägt sich wesentlich auf die Stimmung zwischen Ihnen und Ihrem Geschäftspartner nieder. So können Sie sich den Unwillen Ihres Gegenübers bereits zuziehen, wenn Sie seinen Doktortitel bei der Begrüßung versehentlich vergessen haben oder sich einfach nur auf seinen Platz gesetzt haben.

Umgehen Sie Fettnäpfchen und folgen Sie den Tipps, wie Sie sich im Rahmen der Besuchszeit zu verhalten haben.

Melden Sie Ihre Ankunft an

Machen Sie gleich bei Ihrer Ankunft den richtigen Eindruck: Seien Sie pünktlich und melden Sie sich am Empfang an. Sagen Sie Ihren Namen und Ihr Unternehmen und nennen Sie die Person, mit der Sie verabredet sind – auch die vereinbarte Uhrzeit sollten Sie nennen. Zeigen Sie damit, dass Sie pünktlich eingetroffen sind. Damit Sie bei Ihrem Gesprächspartner mit Ihrem korrekten Namen und dem richtigen Unternehmen angekündigt werden, sollten Sie immer eine Visitenkarte aushändigen.

Wenn es sich um den ersten Besuch bei diesem Geschäftspartner handelt, können Sie an dieser Stelle darauf hinweisen. Gegebenenfalls wird Sie dann jemand abholen und Sie müssen nicht durch das Unternehmen irren.

Sie werden von einer Begleitperson abgeholt? Dann können Sie jetzt punkten

Wenn Sie nach Ihrem Eintreffen von einer Begleitperson abgeholt werden, die Sie zu Ihrem Gesprächspartner führt, gibt es Regeln, die Sie beachten sollen.

  • Sie können jetzt punkten, wenn Sie den Namen der Begleitperson kennen. Grüßen Sie deutlich und vor allem namentlich, denn jeder wird gern mit seinem Namen angesprochen.
  • Stellen Sie sich selbst vor. Verzichten Sie dabei auf Äußerungen wie beispielsweise „Ich bin Herr/Frau Müller …“. Ob Sie Mann oder Frau sind, erkennt Ihre Begleitung selbst. Nennen Sie einfach Ihren Vor- und Nachnamen – nicht zu schnell und nicht „nuschelig“. Ihren akademischen Grad lassen Sie dabei unerwähnt.
  • Laufen Sie niemals voran, auch nicht, um Ihrer Begleitperson die Tür aufzuhalten. Das mag vielleicht Ihrer Vorstellung von gutem Benehmen entsprechen – richtiges Verhalten ist allerdings, wenn Sie sich führen lassen. Das gilt auch, wenn die Person, die Sie führt, weiblich ist. Sie als Besucher lassen sich die Tür öffnen, auch von einer Frau.
  • Falls Sie eine Treppe benutzen, dürfen Sie neben Ihrer Begleitperson gehen – vorausgesetzt, die Treppe ist breit genug. Ist die Treppe für zwei Personen jedoch zu eng, gelten die folgenden Regeln:
    Geht es treppauf, so geht die Frau immer voran und der Mann folgt ihr.
    Geht es treppab, ist das umgekehrt. Der Mann geht voran und die Frau folgt ihm.
    Wenn die Frau voran geht, sollte der Mann sie niemals „in den Rücken hinein“ etwas fragen. Sie wäre gezwungen, sich umzudrehen.
  • Falls Sie einen Fahrstuhl benutzen, wird empfohlen, dass der Besucher gebeten wird, vorzugehen – gefolgt von seiner Begleitung. Das hat den Vorteil, dass die Begleitung beim Ausstieg gleich wieder die Führung übernehmen kann.
  • Sind Sie am Zielort eingetroffen, bedanken Sie sich bei Ihrer Begleitung ausdrücklich für die Hilfe.
  • Falls Sie Ihren Mantel oder Ihre Jacke ablegen möchten, bitten Sie freundlich um Abnahme. In den meisten Fällen wird man Sie jedoch von sich aus fragen, ob man Ihre Garderobe abnehmen kann. Wenn es möglich ist, merken Sie sich, wo sie abgelegt wurde. So müssen Sie, wenn Sie gehen, niemanden bemühen.

Was tun Sie, wenn Sie bei einem Geschäftsbesuch noch etwas warten müssen?

Wenn Sie früher im Büro Ihres Geschäftspartners oder im Meetingraum ankommen als Ihr Gastgeber und noch etwas warten müssen, nutzen Sie diesen Umstand, um sich näher umzusehen.

Wo können Sie sitzen?

Die Stirnseiten sollten Sie für Ihren Gesprächspartner frei lassen. Am besten ist es, wenn Sie mit Ihren Gesprächspartnern über Eck sitzen.

Wie sind die Lichtverhältnisse?

Wenn Sie Ihren Platz aussuchen können, ist es besser, wenn Sie nicht direkt in eine Lichtquelle wie ein helles Fenster schauen müssen.

Wenn Sie etwas präsentieren möchten

Wo können Sie Ihre Unterlagen ausbreiten und gut präsentieren? Aber Vorsicht: So lange Sie noch allein sind, breiten Sie sich nicht aus. Dies macht keinen guten Eindruck. Können Sie auf Präsentationsmedien zugreifen, sind beispielsweise Flipchart, Whiteboard oder Beamer vorhanden?

Ist eine Sitzordnung vorgegeben?

Wenn Sie mögen, können Sie also ruhig schon Platz nehmen.

Achtung!

Fühlen Sie sich nicht unbeobachtet und verhalten Sie sich so, dass jederzeit die Tür geöffnet werden kann, ohne dass Sie in eine peinliche Situation kommen. Auf die Zigarette während des Wartens sollten Sie auf jeden Fall verzichten. Wenn Ihr Gesprächspartner Nichtraucher ist, wird sich seine Sympathie für Sie als Raucher in Grenzen halten – vor allem, wenn Sie ihn rauchend begrüßen.

 Begrüßung und Anrede

Aufstehen, Handschlag, Begrüßung und Smalltalk: Die ersten Minuten Ihres Gespräches entscheiden maßgeblich über Ihre künftige Geschäftsbeziehung, wenn es der erste Termin mit Ihrem Geschäftspartner ist. Hier einige Grundregeln, die Ihnen helfen, das Richtige zu tun.

Aufstehen

Falls Sie sitzen, wenn Ihr Gesprächspartner den Raum betritt, stehen Sie auf jeden Fall auf, um ihn zu begrüßen. Diese Regel gilt gleichermaßen für Männer wie für Frauen.

Handschlag

Schauen Sie Ihrem Gegenüber in die Augen und lächeln Sie, während Sie seine Hand – mit zwei Armlängen Abstand – schütteln. Die andere Hand stecken Sie keinesfalls in die Hosentasche. Ihr Händedruck sollte kräftig sein – nicht zu fest und nicht zu lasch, nicht feucht und nicht zu lange dauern. Den Blickkontakt und das Händeschütteln sollten Sie nicht länger als über zwei Sekunden hinweg ausdehnen.

Begrüßen Sie Ihr Gegenüber mit vollem Namen (Doppelnamen nicht abkürzen) und mit Titel. Unter Umständen erfahren Sie den Titel erst, nachdem Sie die Visitenkarten ausgetauscht haben. Die Visitenkarten können Sie während des Gesprächs ruhig vor sich auf dem Tisch liegen lassen.

Smalltalk

Setzen Sie sich nicht einfach wieder auf den Platz, auf dem Sie gegebenenfalls schon Platz genommen hatten. Warten Sie, bis Ihnen ein Platz angeboten wird. Wenn Sie Ihre Sitzposition frei wählen können, wählen Sie Ihren Platz wie oben beschrieben. Meist machen Sie nun ein wenig Smalltalk. Smalltalk heißt allerdings nicht, sinnloses Geschwätz zu betreiben. Zeigen Sie freundlich Ihr Interesse an Ihrem Gesprächspartner.

Zu den Themen, die Sie jederzeit ansprechen können, gehören unter anderem das Wetter, der Straßenverkehr, Sport, Familie, Hobbies, Kultur, Urlaub und Geschäftsreisen. Politik, Religion und Krankheiten sind jedoch tabu. Von Witzen sollten Sie Abstand nehmen, denn nicht jeder hat die gleiche Art Humor. Machen Sie sich nach Ihrem Besuch Notizen darüber, was Sie über Ihren Geschäftspartner erfahren haben und was Sie beim nächsten Besuch als Gesprächsaufhänger für Smalltalk verwenden können. Auf diese Art zeigen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie echtes Interesse an seiner Person zu haben.

 Rundgang durchs Unternehmen

Wenn Ihr Gespräch beendet ist, hinterlassen Ihren Platz so, wie Sie ihn vorgefunden haben – aufgeräumt und ohne Müll. Unter Umständen bietet Ihr Gesprächspartner Ihnen an, Ihnen das Unternehmen zu zeigen. Beachten Sie unbedingt, dass Sie niemanden stören, der in seine Arbeit vertieft zu sein scheint. Nehmen Sie Rücksicht und beschränken Sie sich auf einen kurzen Gruß. Klopfen Sie immer an, bevor Sie einen Raum betreten – auch, wenn Sie Tür nur angelehnt und nicht verschlossen ist. Grüßen Sie höflich mit „Guten Tag“ und keinesfalls zu salopp, wenn Sie einen Raum betreten und verlassen.

Verabschiedung: „Auf Wiedersehen“ – ganz sicher!

Wenn es Zeit ist, sich zu verabschieden, seien Sie auch hier nicht zu salopp. Halten Sie sich an ein freundliches „Auf Wiedersehen“. In manchen Regionen wird „Ade“ oder „Grüß Gott“ bevorzugt. Passen Sie sich gerne an. Wenn Sie gehen, verabschieden Sie sich zunächst von Ihrem Gesprächspartner und danach in umgekehrter Reihenfolge von allen Personen, mit denen Sie bei Ihrem Eintreffen Kontakt hatten – also zuletzt dem Empfang.

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