Die Finanzämter haben schon längst nicht mehr nur die großen Betriebe im Auge

Auch kleine und mittelständische Unternehmen werden in Sachen Steuer immer häufiger unter die Lupe genommen. Der Staat setzt inzwischen mehr als 11.000 Beamte für Außenprüfungen ein. Auf diese Weise geraten auch die „kleinen Fische“ ins Visier. Rund jedes 34. Unternehmen muss mit einer Betriebsprüfung rechnen. Und die Prüfer gehen nur selten leer aus. Denn eine Überprüfung kostet ein Unternehmen durchschnittlich 15.000 Euro Steuernachzahlung. Dabei nimmt nicht nur die Häufigkeit der Betriebsprüfungen zu. Die Beamten im Außendienst erhalten darüber hinaus immer mehr Rechte.

Was darf ein Betriebsprüfer?

  • Seit dem Jahr 2000 darf ein Prüfer beispielsweise jede Person zur Sache befragen, die ihm im Betrieb über den Weg läuft. Zuvor gab lediglich der Betriebsinhaber oder eine von ihm beauftragte Person Auskunft.
  • Auch hinsichtlich der Einsicht der Akten im Rahmen einer Betriebsprüfung haben Prüfer nun mehr Befugnisse. Denn auch Unterlagen, die nicht zum Prüfungszeitraum gehören, dürfen ohne eine erneute Prüfungsanordnung gesichtet werden. Das gilt übrigens auch für Geschäftsjahre, für die noch keine Steuererklärung abgegeben wurde.
  • Auch die Vorschrift für den Prüfungsort ist neu. Der Beamte arbeitet grundsätzlich vor Ort – also im Betrieb oder den Privaträumen des Unternehmers. Die Kanzlei des Steuerberaters kommt bei dieser Regelung nicht mehr in Frage.

Seien Sie dem Betriebsprüfer immer einen Schritt voraus

So unverhofft wie viele meinen kommt ein Steuerprüfer nicht. Denn jeder ist dazu verpflichtet, sich zuvor anzumelden. In der Regel wird ein Prüfer telefonisch Kontakt zu Ihnen aufnehmen, um einen Termin zu vereinbaren. Hier sind Sie das erste Mal gefordert. Denn Sie sollten sich bemühen, so viel Zeit wie möglich zu gewinnen. Versuchen Sie, den Prüfungstermin so weit wie möglich hinauszuzögern. Denn je mehr Zeit Ihnen bis zum Tag X bleibt, desto besser.

Schlagen Sie vor, den Prüfer zurückzurufen. Auf diese Weise können Sie den ersten Schreck überwinden und über einen geeigneten Termin nachdenken. Bedenken Sie, dass Sie unter Umständen bis zu vier Wochen brauchen werden, um Ihre Bücher bei Bedarf auf Vordermann zu bringen oder selbst noch einmal zu überprüfen – erst recht, wenn Sie sich neben dem Tagesgeschäft auf den Prüfungstermin vorbereiten. Wenn der Steuerprüfer sich das erste Mal mit Ihnen in Verbindung setzt, sollte Ihr erster Gedanke Ihrem Steuerberater gelten, wenn Sie einen haben. Informieren Sie ihn umgehend.

Wenn sich der Betriebsprüfer ankündigt, sollten Sie sofort eine Checkliste machen.

Wenn sich der Prüfer ankündigt,

  • vereinbaren Sie einen möglichst späten Termin für den Prüfungsbeginn
  • Informieren Sie umgehend Ihren Steuerberater
  • Überprüfen Sie Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Suchen Sie nach einem Grund für die Prüfung
  • Wenn Sie ein schlechtes Gewissen haben, sollten Sie die Möglichkeiten einer Selbstanzeige prüfen.

Denn wenn Ihnen gravierende Fehler unterlaufen sind, anhand derer man Ihnen Steuerhinterziehung vorwerfen könnte, sollten Sie sich dem Finanzamt unbedingt vor der Prüfung offenbaren. Das erspart Ihnen zwar nicht die Nachzahlung, wohl aber die ansonsten zu erwartende Strafe. Sprechen Sie vorher unbedingt mit Ihrem Steuerberater.

Die offizielle Prüfungsordnung

Spätestens zwei Wochen vor dem vereinbarten Prüfungstermin wird sich der Finanzbeamte mit der offiziellen Prüfungsordnung erneut an Sie wenden. Diese enthält den Namen, die Adresse und die Steuernummer des Unternehmens, den Namen des Beamten sowie den Umfang der Prüfung.

In der Prüfungsordnung wird Ihnen allerdings nicht mitgeteilt, warum Ihr Unternehmen geprüft werden soll. In den seltensten Fällen ist es der Zufall, der den Prüfer zu Ihnen bringt. Vielmehr sind es ungewöhnliche Geschäftsvorgänge oder Unternehmenskennzahlen, die die Aufmerksamkeit des Finanzamtes erregen. Wer beispielsweise regelmäßig Gewinne ausweist, die weit unter denen in der Branche üblichen liegen, muss sich über eine Prüfung nicht wundern.

Ein weiterer Grund für eine Betriebsprüfung kann die Umwandlung Ihres Unternehmens in eine andere Rechtsform sein. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, sollten Sie sich besonders gut auf die Prüfung vorbereiten. Denn erfahrungsgemäß sind die Beamten in solchen Fällen besonders gründlich.

Wenn der Prüfer bei Ihnen ist, sollten Sie Ihr Verhalten darauf anpassen

Wenn der Prüfer erst einmal im Haus ist, sollten Sie jeden Versuch zu tricksen, vermeiden. Wer glaubt, durch langsame Vorlage von Papieren Zeit zu schinden oder glimpflicher davon zu kommen, ist auf dem Holzweg. Wer sich nicht kooperativ zeigt, weckt in der Regel das Misstrauen des Finanzbeamten. Sobald er den Verdacht hegt, hintergangen zu werden, wird er besonders genau hinsehen. Wenn Sie all Ihre Unterlagen griffbereit haben, ist das für Sie nur von Vorteil. Die Prüfung wird reibungslos verlaufen und schneller beendet sein.

Seien Sie während der Prüfung freundlich, aber zurückhaltend

Bei aller Freundlichkeit sollten Sie sich allerdings davor hüten, allzusehr privat mit dem Prüfer zu plaudern. Es kommt nicht selten vor, dass sich ein Prüfer nach Ihrem letzten Urlaub erkundigt, um später zu sehen, ob dieser Aufenthalt in den Büchern als Geschäftsreise auftaucht. Private Themen sollten Sie also vermeiden. Viele Beamte kontrollieren die Trennung zwischen Privatem und Beruflichem sehr genau. Seien Sie freundlich, aber zurückhaltend.

Ihre Reaktion bei Nachfragen des Betriebsprüfung

Auch bei bester Vorbereitung werden Sie sich vor Nachfragen nicht schützen können. Versuchen Sie das Beste daraus zu machen, indem Sie den Prüfer bitten, seine Fragen schriftlich zu formulieren. Bieten Sie an, ihm diesen Fragenkatalog am nächsten Tag schriftlich beantwortet vorzulegen. Auf diese Weise können Sie klären, ob Sie zu einer Auskunft überhaupt verpflichtet sind und welche Konsequenzen die Beantwortung der Fragen nach sich ziehen kann.

Nutzen Sie Verhandlungsspielräume, denn auch ein Betriebsprüfer kann sich irren

Steuerprüfungen ziehen in der Regel Nachzahlungen nach sich. Gehen Sie vorsichtshalber davon aus, dass es auch Sie treffen wird. Machen Sie sich keine falsche Hoffnung. Im heutigen Steuerdschungel finden sich heute nur noch wenige zurecht. Wenn der Prüfer es also sehr genau nimmt und nur lange genug sucht, wird er in der Regel auch etwas finden. Das heißt allerdings nicht, dass Sie den Ergebnissen der Steuerprüfer hilflos ausgeliefert sind. Auch ein Prüfer kann sich irren.

Vermeiden Sie Erklärungsnöte während der Betriebsprüfung

Entdeckt ein Prüfer beispielsweise Kassenfehlbeträge, suchen Sie nach den Gründen. Diese können vielschichtig sein. Häufige Ursache sind Rechenfehler. Es kann ebenfalls sein, dass Sie Bareinnahmen verspätet gebucht haben. Auch Reisekosten und private Einlagen müssen zeitlich zutreffend erfasst werden.

Können Sie den Fehler nicht erklären, erhöht das Finanzamt Ihren Gewinn um den Fehlbetrag. Für Sie bedeutet das eine Steuernachzahlung. In Erklärungsnöte geraten Sie ebenfalls, wenn Ihre Einkünfte nicht ausreichen, um den Zuwachs Ihres Vermögens zu erklären. In diesem Fall geht der Prüfer davon aus, dass Sie nicht alle Einnahmen erfasst haben. Einen höheren Gewinn können Sie nur vermeiden, wenn Sie die Annahmen des Prüfers widerlegen können. Dazu müssen Sie allerdings wissen, welche Werte für Ihr Vermögen anzusetzen sind und wie diese miteinander verglichen werden. Gelingt Ihnen das nicht, verlangt der Fiskus, dass Sie Einkommenssteuer, Solidaritätszuschlag, Umsatzsteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer nachzahlen.

Wenn Sie mit dem Ergebnis der Steuerprüfung nicht zufrieden sind

Sind Sie mit dem Ergebnis des Steuerprüfers nicht zufrieden, können Sie dies in der Schlussbesprechung vortragen. An diesem Gespräch mit dem Finanzamt nimmt neben dem Steuerprüfer in der Regel auch sein Vorgesetzter teil. Auch Sie sollten sich zu diesem Treffen von einer zweiten Person Ihres Vertrauens begleiten lassen. Insbesondere wenn es um höhere Beträge geht, ist eine zweite Meinung sehr wichtig.

Die Finanzämter sind grundsätzlich an einer gütlichen Einigung interessiert. Schließlich dauern Steuerprozesse oft einige Jahre und deren Ergebnisse sind schwer vorhersehbar. Finanzbeamte verfügen immer über einen gewissen Spielraum und vielfach sind sie auch bereit, diesen einzusetzen.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um für sich einen günstigen Kompromiss zu erzielen. Das Ergebnis der Schlussbesprechung finden Sie im Prüfungsbericht wieder. Dieser ist zwar kein Verwaltungsakt, gegen den Sie Einspruch legen können, aber Einwände sollten Sie dennoch äußern.

Der Prüfer wird den Steuerbescheid später korrigieren. Spätestens dann steht fest, wie viel Geld Sie auf Grund der Betriebsprüfung nachzahlen müssen. Gegen diesen Bescheid können Sie dann innerhalb eines Monats Einspruch einlegen.

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