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ERP-Systeme nutzen Unternehmen immer häufiger, wenn sie die interne Vernetzung von Mitarbeitern oder Geschäftsbereichen verbessern wollen. 

Umgang mit ERP-Systemen

Grundwissen, über das du verfügen solltest: 

Solche speziellen Softwares sind allerdings mitunter recht komplex in der Handhabung und verlangen daher eine längere Einarbeitungsphase. Insbesondere für Berufsanfänger oder Teilzeitangestellte, die einen Job bei einem größeren Unternehmen antreten, kann dies zu Problemen führen. Diese besitzen nämlich selten das nötige Grundlagenwissen, um auf Anhieb zu durchschauen, wie ERP-Systeme genau arbeiten. Falls du zu dieser Kategorie von Berufstätigen gehörst oder auf der Suche nach einer Teilzeitstelle bist und dir Wissen in diesem Bereich fehlt, ist das nicht schlimm – vielen geht es wie dir.

 

Was sind ERP-Systeme?  

ERP-Softwares oder Enterprise-Resource-Planning-Systeme helfen Unternehmen bei sämtlichen anfallenden organisatorischen Tätigkeiten. Sie decken also ein sehr breites Spektrum von Funktionen ab. Allgemein vernetzen ERP-Systeme Unternehmensbereiche miteinander und erleichtern die Kommunikation im Inneren. Das tun sie, indem sie Datenspeicher anlegen, auf die Mitarbeiter von verschiedenen Stellen aus zugreifen können. Etwa um Informationen auszutauschen, Dateien zu verwalten, Aufträge zu bearbeiten etc. Sie zentralisieren also interne Abläufe und beschleunigen dadurch Arbeitsprozesse.

Mittlerweile decken solche Softwares sämtliche wichtigen Geschäftsbereiche durch Module ab.

Beispielsweise: 

  • Projektmanagement
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Planung und Steuerung der Produktion
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Forschung und Entwicklung 
  • Etc. 

 

Ein Unternehmen, das vorher verschiedene Tools und Programme verwendet hat – beispielsweise Skype für die interne Kommunikation, eine separate Cloud als Datenspeicher, bitrix24 als Verwaltungs-Plattform – benötigt diese nach der Einführung einer ERP-Software nicht mehr. Eine solche fasst nämlich all diese Funktionen in einem System zusammen. 

 

Cloud-Lösungen: 

Besonders wichtig ist es in diesem Zusammenhang, zu wissen, wie genau Cloud-Lösungen funktionieren. Viele Firmen benutzen mittlerweile eine Cloud-Software, da diese eine größere Reichweite offeriert. Konkret bedeutet das, dass User von verschiedenen Standorten aus auf den internen Speicher zugreifen können – so lange sie über stabiles Internet verfügen. Das bringt enorme Vorteile mit sich, besonders in Zeiten, in denen viele gezwungenermaßen im Homeoffice arbeiten

On-premise-Softwares legen dagegen Datenspeicher an, auf die Benutzer in der Regel nur zugreifen können, wenn sie an das bürointerne Netzwerk angeschlossen sind. Sie können also in diesem Fall nur damit arbeiten, wenn sie sich innerhalb oder in unmittelbarer Nähe der Büroräumlichkeiten befinden. 

Cloud-Lösungen bieten daher im Vergleich eine deutlich flexiblere Lösung für Unternehmen – dafür sind sie allerdings auch anfälliger gegenüber schädlichen Einflüssen. Beispielsweise können Hacker auf Cloud-Speicher zugreifen. Nichtsdestotrotz finden Cloud-Softwares immer häufiger Verwendung. 

Jetzt verfügst du also über das nötige Grundwissen, das du mitbringen solltest, um dir den Umgang mit ERP-Systemen zu erleichtern. Grundsätzlich vereinfachen solche Softwares den Einstieg in den Arbeitsalltag. Schließlich sind sie – wie oben beschrieben – dazu gedacht, IT-Systeme weniger komplex zu machen. 

 

Tipps für die Einarbeitungsphase: 

Doch wie genau sehen die Spielregeln aus, die es in diesem Zusammenhang für dich zu beachten gilt? Wie du dir wahrscheinlich selbst denken kannst, sind diese stark vom Anbieter abhängig. Unterschiedliche ERP-Systeme bieten verschiedene Funktionen und unterscheiden sich in der Handhabung. Als Teilzeit- oder Vollzeitangestellter trägt das Unternehmen die Verantwortung dafür, dich im Umgang mit dem neuen System zu schulen. Allerdings gibt es Hilfsmittel, die du benutzen kannst, um dich vorzubereiten. Hier daher einige Anregungen für dich: 

 

  • Cloud-Demo-Systeme: 

Sobald du dir im Klaren darüber bist, welche Software dein Arbeitgeber nutzt, solltest Demo-Versionen verwenden. Diese kannst du leicht kostenlos auf deinem heimischen PC installieren, um dich mit dem User-Interface vertraut zu machen. So kannst du deinem Chef von Anfang an das Gefühl vermitteln, dass du dich mit deinem Tätigkeitsfeld auseinandersetzt. 

  • Online-Schulungen: 

Fühlst du dich noch nicht ausreichend vorbereitet, gibt es auf Seiten wie YouTube oder LinkedIn auch Online-Schulungsmöglichkeiten zu verschiedenen Themen. Das kann unter Umständen einen geringen Betrag monatlicher Kosten verschlingen, hilft dir aber in vielerlei Hinsicht weiter. 

  • Technische Grundausstattung:

Welche technischen Hilfsmittel benötigst du im Arbeitsalltag? Falls du hauptsächlich von zu Hause aus arbeitest und mit dem Unternehmen in rein virtuellen Kontakt stehst, solltest du die Kommunikation sicherstellen. Du benötigst in diesem Fall zumindest ein gut funktionierendes Headset, Webcam und Mikrofon sowie einen Raum, der sich als Arbeitsstätte eignet. Wenn Telefon- oder Videokonferenzen anstehen, solltest du dir einen Platz suchen, den keine Störgeräusche erreichen. 

 

Fazit 

Flexibilität und Neugierde sind nach wie vor der Schlüssel. Dies sind Eigenschaften, die unersetzbar sind, wenn es darum geht, sich schnell auf Änderungen oder Neuerungen einzustellen. Sie garantieren dir einen reibungslosen Start in den Berufsalltag.

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