Wenn das Geschäft läuft, brauchen Sie schnell den ersten Mitarbeiter – doch wie machen Sie das?

Bei einer guten Geschäftsidee lässt der Erfolg nicht lange auf sich warten. Und nicht zu wissen, wo einem vor lauter Arbeit der Kopf steht, lässt auf volle Auftragsbücher schließen – allemal ein Grund zur Freude. Doch nur so lange man den Überblick nicht verliert. Will man den Erfolg des Unternehmens auch für die Zukunft sichern, wird es ohne fremde Hilfe nicht mehr gehen. Höchste Zeit also für den ersten Mitarbeiter.

Viele Existenzgründer zögern, wenn sie Mitarbeiter einstellen müssen

Viele Firmen – insbesondere Kleinunternehmer und Existenzgründer – zögern allerdings, Mitarbeiter einzustellen. Sie scheuen neben der Zahlung des Gehalts nicht nur die hohen Lohnnebenkosten, sondern auch die Verantwortung und den Verwaltungsaufwand. Mitunter stellt sich für den Neu-Arbeitgeber aber auch die Frage, welche Form der Beschäftigung für ihre Zwecke wohl die richtige sein mag. Denn gerade hinsichtlich der Art der Beschäftigung gibt es einige alternative Möglichkeiten, die sich erheblich voneinander unterscheiden können – sowohl was die Kosten, aber auch was die Verpflichtungen, die aus diesem Arbeitsverhältnis entstehen, betrifft.

Dennoch ist das alles gar nicht so aufwändig, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Und wenn die Arbeit allein nicht mehr zu bewältigen ist, geht eben kein Weg daran vorbei, Mitarbeiter einzustellen, die unterstützen.

Eine angemessene Bezahlung Ihrer Mitarbeiter sollte möglich sein

Einen regulären Mitarbeiter auf Voll- oder Teilzeitbasis einzustellen, ist ein großer Schritt für einen kleinen Betrieb. Sie übernehmen Verantwortung für einen anderen Menschen und geraten automatisch in die bürokratischen Mühlen.  Ein Mitarbeiter soll adäquat vergütet werden. Große Sprünge können Sie Arbeitgeber allerdings auch nicht machen. Wie viel Gehalt ist also angemessen? Erkundigen Sie sich, in welchen Branchen wie viel Gehalt gezahlt wird und kalkulieren Sie die Gesamtkosten.

Für beispielsweise einen Mitarbeiter, der ein Bruttogehalt von rund 2.500 Euro monatlich erhält, kommen für Sie Lohnnebenkosten von knapp der Hälfte pro Monat zusätzlich hinzu. Sollte sich bei dieser Berechnung herausstellen, dass eine Voll- oder Teilzeitbeschäftigung Ihr Budget übersteigt, ist dennoch noch nichts verloren. Denn es  gibt andere Beschäftigungsmodelle, die für Sie als Arbeitgeber besser geeignet sein könnten, wie Sie in diesem Artikel erfahren.

Natürlich gibt es bürokratischen Aufwand, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen

Neben dem finanziellen Aufwand ist auch der bürokratische nicht zu unterschätzen. Sie müssen Ihre Mitarbeiter bei der Krankenkasse zur Renten- Kranken- und Arbeitslosenversicherung anmelden. Auch die Anmeldung bei den Berufsgenossenschaften dürfen auf keinen Fall vergessen werden. Die Erstellung einer monatlichen Gehaltsabrechnung ist ohnehin Pflicht. Ebenso wie die Berechnung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die anschließend an die entsprechenden Stellen abzuführen sind.

All diese Aufgaben sollten Sie besser einem Fachmann überlassen. Denn unterläuft Ihnen hier ein Fehler oder führen Sie die Beiträge zu spät oder gar nicht ab, kann das fatale Folgen haben. Informieren Sie sich bei einem Steuerberater und vergleichen Sie die Gebühren, die Ihnen berechnet werden würden. Auch diese Kosten müssen Sie kalkulieren, wenn Sie den Gedanken hegen, feste Mitarbeiter einzustellen.

Der Vorteil für Sie als Existenzgründer

Existenzgründer haben gegenüber anderen Betrieben einen Vorteil. Denn unter bestimmten Voraussetzungen werden die Kosten für einen Mitarbeiter zumindest teilweise vom Arbeitsamt getragen. Es handelt sich dabei um den so genannten Mitarbeiterzuschuss in Höhe von von maximal 50 Prozent der gesamten Gehaltskosten – inklusive der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung – für maximal 12 Monate.

Jungunternehmer müssen dem Rechtsanspruch ihrer Mitarbeiter von Vollzeit auf Teilzeit nicht folgen

Den Rechtsanspruch der Beschäftigten, von Voll- auf Teilzeitarbeit umstellen zu können, brauchen Jungunternehmer nicht zu fürchten. Denn dieses Recht gilt erst für Beschäftigte in Betrieben, die mehr als 15 feste Mitarbeiter beschäftigen. Allerdings ist es für jeden Arbeitgeber Pflicht, Arbeitsverträge schriftlich zu verfassen.

Befristete Jobs: Zumindest bei Arbeitgebern (und auch bei Startups) wird von befristeten Arbeitsverträgen gern Gebrauch gemacht

Auch für Existenzgründer kann es vorteilhaft sein, sich nicht unbedingt langfristig festzulegen. Einen regulären Mitarbeiter auf Voll- oder Teilzeitbasis einzustellen, ist ein großer Schritt für einen kleinen Betrieb. Sie übernehmen Verantwortung für einen anderen Menschen und geraten automatisch in die bürokratischen Mühlen.

Da diese ohne Kündigung nach Ablauf der festgeschriebenen Vertragsdauer automatisch enden, müssen sich Arbeitgeber nicht langfristig an Beschäftigte binden. Angesichts der schwer einzuschätzenden Unternehmensentwicklung während einer Existenzgründung bietet diese Form des Arbeitsvertrages viele Vorteile.

Der Gesetzgeber hat daran jedoch Bedingungen geknüpft: Die Befristung von Arbeitsverträgen ist nur dann zulässig, wenn sachliche Gründe dafür vorliegen. Dazu gehören beispielsweise Krankheits- oder Urlaubsvertretungen, saisonbedingte Mehrarbeit oder die Erprobung eines neuen Mitarbeiters.

Die Befristung eines Arbeitsvertrages ist auch im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium zulässig. Aber auch ohne besonderen Grund gibt es noch Möglichkeiten, befristete Arbeitsverträge abzuschließen. Eine Befristung bei Neueinstellungen grundsätzlich möglich – allerdings nur für eine Vertragsdauer von zwei Jahren. Ist ein solcher Arbeitsvertrag abgelaufen, kann er bis zu dreimal um die gleiche Zeit verlängert werden.

Vereinbaren Sie eine ordentliche Kündigungsfrist

Auch wenn befristete Verträge nach Ablauf der Vertragsdauer automatisch enden, sollten Sie es nicht versäumen, eine ordentliche Kündigungsfrist zu vereinbaren. Tun Sie das nicht, können Sie einen Mitarbeiter vor Ablauf der Frist nicht entlassen – auch dann nicht, wenn die Leistung nicht stimmt oder die Aufträge rückläufig sind.

Bei Tarifverträgen sollten Sie unbedingt auf die Höchstbefristungsdauer und die Anzahl der möglichen Verlängerungen achten. Diese sind oft unterschiedlich geregelt. Erkundigen Sie sich bei den zuständigen Industrie- und Handwerkskammern, ob die entsprechenden Verträge auch für Ihr Unternehmen bindend sind.

Mitarbeiter zur Aushilfe, als Minijobber, im Rahmen eines Studentenjobs oder im Rahmen einer Saisonbeschäftigung

Studentische Aushilfe

Studenten sind eine immer gern eingesetzte Unterstützung für ein Unternehmen – erst recht, wenn es sich um ein junges Unternehmen handelt. Denn für Studenten, die ausschließlich in den Semesterferien arbeiten oder nicht mehr als 20 Stunden pro Woche, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung an. Rentenversicherungspflicht besteht für einen allerdings Studenten immer. Hinsichtlich der günstigen Sozialversicherungssituation ist es unerheblich, wie viel ein Student verdient.

Neben der günstigen Sozialversicherungssituation haben Studenten den Vorteil, dass Sie in der Regel recht motiviert und je nach Vorlesungsplan auch ziemlich flexibel einsetzbar sind.

Mehr Infos zum Thema studentische Aushilfen finden Sie im Ratgeber Nebenjobs

Aushilfen auf 450-Euro-Basis

Selbstverständlich können Sie auch Aushilfen auf der so genannten 450-Euro-Basis einstellen. Diese Aushilfen dürfen monatlich nicht mehr als 450 Euro verdienen und sind sozialversicherungs- und steuerrechtlich anders zu behandeln als andere angestellte Arbeitnehmer.

Ausführliche Infos zum Thema finden Sie im Ratgeber Nebenjobs Minijob bis 450 Euro

Kurzfristige Beschäftigung (Saisonbeschäftigung)

Bei der kurzfristigen Beschäftigung (oder auch Saisonbeschäftigung genannt) handelt es sich – wie beim 450-Euro-Job auch – um ein sogenanntes „geringfügiges Beschäftigungsverhältnis“. So lange der Mitarbeiter in diesem Fall nicht länger als maximal zwei Monate (entspricht fünf Arbeitstagen pro Woche) oder 50 Tage pro Jahr beschäftigt wird, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Ausführliche Infos zum Thema finden Sie im Ratgeber Nebenjobs: Kurzfristige Beschäftigung

Zeitarbeit – eine echte Alternative?

Für den dauerhaften Einsatz rechnen sich Mitarbeiter einer Zeitarbeitsfirma für kleine Unternehmen in der Regel nicht. Die Kosten sind zu hoch. Ideal ist diese Variante der Beschäftigung jedoch zur Bewältigung von Auftragsspitzen. Für einfache Tätigkeiten müssen Sie sich auf einen Stundenlohn von bis zu 30 Euro einstellen. Sekretärinnen auf Zeit schlagen mit bis zu 40 Euro pro Stunde zu Buche.

Die Vorteile von Mitarbeitern auf Zeit liegen jedoch auf der Hand. Als Arbeitgeber brauchen Sie sich um nichts zu kümmern. Keine Gehaltsabrechnung, keine Sorgen um die Vertretung, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Ist das nämlich der Fall, schickt Ihnen die Zeitarbeitsfirma umgehend einen Ersatz.

Freie Mitarbeit: Beschäftigte auf eigene Rechnung

Freie Mitarbeiter sind so ziemlich die einfachste Art der Beschäftigung für junge Unternehmen. Sie sind zur Stelle, wenn es etwas zu tun gibt und belasten Sie nicht, wenn die Auftragslage schwächer ist.

Freie Mitarbeiter stellen Ihnen für die geleistete Arbeit eine Rechnung und damit ist für Sie alles Weitere erledigt. Aufwendige An- und Abmeldungen bei der Krankenkasse, der Bundesknappschaft und ähnlicher Verwaltungsaufwand entfällt. Auch für die Versteuerung sind freie Mitarbeiter selbst verantwortlich.

Vorsicht ist dennoch geboten. Denn Freie Mitarbeiter laufen unter Umständen Gefahr, als scheinselbstständig eingestuft zu werden. Dieser Verdacht trifft nicht nur den Freien selbst, denn der Auftraggeber haftet vier Jahre lang für die kompletten Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer. Bevor Sie freie Mitarbeiter beschäftigen, sollten Sie also peinlich genau darauf achten, dass diese nicht zu den Scheinselbstständigen zählen.

Achten Sie darauf, dass Sie dem freien Mitarbeiter auf gar keinen Fall einen eigenen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen. Auch in die Organisation Ihres Betriebes (Telefonliste, Organigramm, …) darf ein freier Mitarbeiter nicht aufgenommen werden. Das würde im Zweifelsfall darauf schließen lassen, dass der freie Mitarbeiter wie ein angestellter Mitarbeiter eingebunden ist. Häufig empfiehlt es sich auch, gewisse Dienstleistungen wie beispielsweise Übersetzungen oder ähnliches an externe Dienstleister zu vergeben.

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