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Selbstmanagement: Das Pareto-Prinzip

Von S. Egger am 12-10-2018
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Pareto-Prinzip

Klingt unglaublich, ist aber wahr: Mit 20 Prozent Einsatz erreichst du 80 Prozent Wirkung! 

Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig. Das Pareto-Prinzip kann dir hierbei helfen, doch was ist das überhaupt? Entdecke wurd es vom Italiener Vilfredo Pareto zu Beginn des 20. Jahrhunderts. Er fand heraus, dass 20 Prozent der Familien in Italien über 80 Prozet des Volksvermögens besitzen. Seine Schlussfolgerung war, dass die Banken also mit 20 Prozent ihrer Zeit 80 Prozent ihrer Kunden betreuuen. Das ist auch heute noch der Fall. Du fragst dich nun sicher, was das mit Zeitmanagement zu tun hat, oder? Die sogenannte 80/20-Regel lässt sich auch darauf umlegen. 

 

80 Prozent des Ergebnisses kannst du mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreichn. Für die restlichen 20 Prozent brauchst du dann noch 80 Prozent des Aufwandes. 

 

Dass es das Pareto-Prinzip in der Realität wirklich gibt, zeigt sich in vielen Beispielen. Wir haben für dich einige herausgesucht:

  • 80% deiner Anrufe führst du mit 20% deiner gespeicherten Kontakte.
  • Viele Unternehmen machen 80% ihres Umsatzes mit 20% der Produkte.
  • Vertriebsmitarbeiter machen 80% ihres Umsatzes mit den wichtigsten 20% der Kunden.
  • Kinder spielen 80% der Zeit mit nur 20% ihrer Spielzeuge.
  • 80% der Zeit ziehst du nur 20% deiner Kleidung in deinem Schrank an - denk mal daran, wie viel mehr Platz du hättst und wie viel Geld du sparen würdest.
  • 80% der Autos sind auf 20% der Straßen unterwegs.

Wenn du deine Prioritäten richtig einteilst, kannst du mit 20% des Aufwandes also 80% der Arbeit erledigen. Denk mal nach, wie viel Zeit dir von nun an übrigbleibt!

 

Das Pareto-Prinzip ist nichts für Perfektionisten.

Es sprechen viele Gründe dafür, dass du das Pareto-Prinzip auch im persönlichen Zeitmanagement zu verwenden. Es hilft dir, den unnötigen Drang nach Perfektionismus zu überwinden. Du musst nicht immer 100 Prozent erreichen, denn 80 Prozent reichen meist mehr als aus und du sparst dir 80 Prozent deiner Zeit. So wird deine ganze Arbeit viel effizienter. Aufwand und Erfolg steht von nun an in einem vernünftigen Verhältnis.

Durch das Pareto-Prinzip kannst du

  • Effizienz-Probleme,
  • Prioritäten richtig setzen und
  • eine sinnvolle Arbeitsplanung erstellen.

 

Wie kannst du das Pareto-Prinzip nun im Alltag anwenden?

Du musst ganz klar entscheiden, welche Aufgaben die wichtigsten sind und sie danach reihen. Das gilt sowohl für Beruf als auch Privatleben. Finde heraus was "Zeitverschwendung" ist und was nicht.

Wenn du beispielsweise in 2 Stunden unerwarteten Besuch von Freunden bekommst und deine Wohung im Chaos versinkt, musst du dir überlegen, wie du das am Besten in den Griff bekommst. Die Zeit reicht ohnehin nicht aus, um alles zu putzen. Ist es wirklich so wichtig, dass du nun die Wäsche machst oder jede Fuge im Badezimmer putzt? Nein! Mache einfach das Bett, verstaue die Kleidung, die herumliegt im Wäschekorb und packe die dreckigen Teller in die Spülmaschine. Das gröbste ist also in kurzer Zeit geschafft und die Wohnung sieht durch aus ansehenlich aus. 

Ein Beispiel in deiner Arbeit: Du musst bis morgen einen Berg von Unterlagen durcharbeiten, doch dein Kollege hat dich gebeten, den neuen Mitarbeiter herumzuführen. Nun solltest du dem neuen Kollegen nicht gleich das ganze Gebäude bis hin zum Archiv zeigen. Entscheide ganz klar, was er innerhalb der ersten Tagen bereits wissen sollte. Meist reicht es aus, dass du ihm zeigst, wo die Toilette, die Kantine, das Personalbüro und das Büro des Vorgesetzten ist. Du hast dir dank des Pareto-Prinzips wieder 80 Prozent der Zeit gespart und kannst dich nun deiner wirklich wichtigen Arbeit widmen.

 

Zeit gewinnen durch das Abreten von Aufgaben

Wenn du deine Aufgaben nach Wichtigkeit sortiert hast, sollst du sicherstellen, dass du mit möglichst wenig Aufwand so viel wie möglich erreichst. Versuche unwichtigere Aufgaben abzutreten, wenn du beispielsweise einen Azubi in der Arbeit gehabt hättst, hättest du den Rundgang auch an ihn abtreten können. Wenn Kinder hast, kannst du sie durchaus bitten, dass sie dir bei Unordnung in der Wohnung helfen, in dem sie die Spülmaschine ausräumen oder den Müll rausbringen. So hast du mehr Zeit für die anderen Dinge. Konzentriere dich auf die wichtigen Aufgaben und lasse die leichten und nicht zeitaufwendigen Aufgaben von anderen übernehmen. 

Bevor du jedoch beginnst, das Pareto-Prinzip anzuwenden und anderen die Aufgaben zu delegieren, ist es wichtig, dass du alle notwendigen Informationen zur Verfügung hast, denn nur so kannst du sicher sein, dass auch diese Dinge richtig erledigt werden. Nacharbeiten kosten nämlich unnötige Zeit.

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