Wer kennt es nicht? Eigentlich hat man Unmengen an Dinge zu erledigen, der Kopf qualmt, auf dem Schreibtisch wird alles nur von links nach rechts geschoben und ein Tag könnte ruhig ein paar Stunden mehr haben.
Es gibt allerdings einige Methoden, mit welchen man gar nicht erst an diesen Punkt gelangt. Eine ist die sogenannte ALPEN-Methode. Mit dieser erstellst du deinen individuellen Tagesplan, um tägliche Arbeit und anstehende Termine zu organisieren.
Die Methode nimmt, wenn du sie erstmal in deinen Tagesablauf integriert hast, nur wenige Minuten pro Tag in Anspruch. Am besten erstellst du den Plan am Vorabend oder direkt am Morgen.

Der Ansatz besteht aus den folgenden fünf Elementen:

1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren

Im ersten Schritt geht es darum, herauszufinden, welche Aufgaben anstehen.
Am besten schreibst du dir alle anstehenden Aufgaben erstmal auf. Schreibe vor allem auch die Dinge auf, die nichts mit der Uni oder Arbeit zu tun haben, wie zum Beispiel den Wocheneinkauf, putzen oder kochen. Bedenke aber, dass dein Tag nur 24 Stunden hat und dir ein bisschen Schlaf gut tun würde. Um hier den Überblick zu behalten, bietet es sich an, die Aufgaben zu priorisieren. Darauf kommen wir aber später zurück.

2. Länge schätzen

Zugegeben, für diesen Punkt braucht es anfangs etwas Übung.
Es geht darum, die benötigte Zeit, für die zuvor notierten Aufgaben, einzuschätzen, um eine Tagesplanung erstellen zu können. Wichtig ist, dass du ehrlich zu dir selbst bist: Packst du es beispielsweise, die Wohnung innerhalb von 30 Minuten zu putzen? Zu große Zeitfenster solltest du dir allerdings auch nicht setzen. Wenn du nicht einschätzen kannst, wie viel Zeit du für eine bestimmte Aufgabe benötigst, achte beim erledigen dieser nächstes Mal einfach auf die Uhr und notiere dir anschließend die Dauer. So sollte dir die Einteilung etwas leichter fallen.

Tipp: Notiere dir die Uhrzeit von vereinbarten Terminen direkt, dann kommt es auch zu keinen Terminüberschneidungen.

3. Pufferzeit einplanen

Wer kennt es nicht? Der Tag scheint perfekt durchgeplant zu sein, alles läuft gut bis die Bahn mal wieder Verspätung hat oder man sich mit einer Freundin verquatscht - damit ist sogar der beste Zeitplan hinfällig. Und genau deshalb ist es wichtig, Puffer einzubauen. Wenn dein Tag doch so wie geplant verläuft, kannst du diese Puffer für eine kleine Pause nutzen. Ich empfehle dir ca. 30-40% deiner Tagesplanung, als Pufferzeit zu berücksichtigen. Klingt jetzt erstmal nach ziemlich viel Zeit. Probiere es einfach mal aus, sollte es tatsächlich zu viel sein, kannst du das Ganze ja individuell anpassen.

Tipp: Am effektivsten wirst du übrigens arbeiten, wenn dein Zeitmanagement von Beginn an realistisch ist und zugleich gut funktioniert.

4. Entscheidungen treffen

Nun hast du deine Aufgaben, deren Länge und die Pufferzeiten in deinem Tagesablauf eingeplant und wirst mit Sicherheit feststellen, dass du ein Zeitproblem bekommen wirst. Ist das nicht der Fall, kannst du diesen Punkt einfach überspringen.
Die gängigste Überlegung an dieser Stelle ist, die Länge der Aufgaben zu kürzen. Das solltest du allerdings nicht tun, da du ja schon im zweiten Schritt, die Länge deiner Aufgaben ziemlich realistisch eingeschätzt hast. Hier kommen wir wieder, wie schon im ersten Punkt angesprochen, zum Thema Priorisierung. Wenn du beispielsweise bis zum Abend einen wichtigen Termin hast, bietet es sich an, am Mittag in der Kantine zu essen und so Abends nicht kochen zu müssen. Achte aber bitte darauf, nicht zu viel von deiner freien Zeit zu kürzen. Kurzfristig wird das wohl funktionieren, aber auf lange Sicht brauchst du einen Ausgleich, um weiterhin effizient arbeiten zu können - klingt nach einem Mutti-Spruch, ist aber tatsächlich so.

5. Nachkontrolle

Um sicherzustellen, dass du bei deiner Tagesplanung nichts vergessen hast, überprüfe sie bevor du startest. Ich empfehle dir, bevor du mit deinen täglichen To-Do’s startest, deine Tagesplanung zu überprüfen. Somit kannst du sicherstellen, dass nichts im Alltagsstress in Vergessenheit geraten ist. Ebenfalls sehr hilfreich ist es, am Abend den Tag zu reflektieren. Du gehst einfach durch, was gut und was nicht so gut geklappt hat, was du aus der heutigen Planung für die kommenden Tage lernen kannst und vielleicht auch was du heute nicht geschafft hast und wann du es anstatt dessen erledigen kannst. Du optimierst quasi jeden Abend deine Tagesplanung.

Fazit für ein verbessertes Zeitmanagement durch die ALPEN-Methode

Die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode sind natürlich immer vom Individuum, welches mit der Tagesplanung arbeitet, abhängig.
Bist du beispielsweise ein spontaner Mensch und möchtest flexibel in deiner Freizeitgestaltung bleiben, kann es natürlich sein, dass diese Zeitmanagement-Methode nicht perfekt für dich geeignet ist. Allerdings bietet es sich an, diese Methode in deinem Arbeits- oder Uni-Alltag einzubringen, so wärst du dort strukturiert aber in deiner Freizeit weiterhin flexibel.

Mit dem Tagesplan hast du immerhin eine Übersicht, über alles, was aktuell anfällt.
Du weißt am Ende des Tages was du geschafft hast, das wird besonders deutlich wenn du Abends alle erledigten Aufgaben abhakst. Und wenn du die Methode regelmäßig anwendest, bekommst du ein besseres Gefühl dafür, welche Störfaktoren dich von deiner Arbeit abhalten, wie du diese minimieren kannst oder dich diese bestenfalls gar nicht mehr von deinen anstehenden Aufgaben abhalten.

Tipp: Ich bin beispielsweise produktiver, wenn ich mein Handy, insofern ich keinen relevanten Anruf erwarte, auf Flugmodus schalte.